فيندروفا

الفواتير، الإنفاق والمدفوعات

حل استثناءات الفواتير بالصورة الكاملة.

اجمع أوامر الشراء والإيصالات وتأكيدات الخدمة والفواتير في عرض واحد لحل أسرع وأكثر ثقة.

فاتورة، إنفاق ومدفوعات مشتريات مرئية

لمن هذا

مصممة للأشخاص الذين يتحملون القرار.

مطابقة الفواتير مخصصة للمؤسسات التي تحتاج إلى أن تكون قرارات المطابقة ثنائية وثلاثية الاتجاه مفهومة ومملوكة ومتصلة بالسجلات التي تشرحها.

فرق AP تحدد حالة المطابقة، والأدلة المفقودة، والمالك المسؤول التالي
المشتريات والمشترون يحلون استفسارات أوامر الشراء، المورد، السعر، الكمية، أو الشروط
المستلمون وأصحاب الخدمة وفرق الشؤون المالية يؤكدون ما تم تسليمه أو قبوله أو ترحيله أو دفعه

منظور المشتري

لفرق الحسابات الدائنة والمشتريات والعمليات لحل استثناءات الفواتير بسياق قليل جدًا.

سؤال الشراء ليس فقط ما إذا كانت هذه القدرة تعمل. بل هو ما إذا كان الأشخاص المناسبون يمكنهم استخدامها وإدارتها ونقل السياق إلى الخطوة التالية.

سياق أمر الشراء
سياق الإيصال
مسؤولو الاستثناءات
التحكم في الدفع

لماذا تستخدمه الفرق

اجعل الخطوة التالية واضحة.

يجب أن تزيل القدرة المركزة عدم اليقين من الأشخاص الذين يقومون بالعمل مع الحفاظ على قواعد العمل والمساءلة سليمة.

ربط سياق المطابقة ثنائية وثلاثية الاتجاهات
إبراز الاستثناءات بوضوح
جعل الملكية والخطوات التالية مرئية
الحفاظ على مساءلة مسار الدفع
أيقونة VendrNova 🏷️فيندروفا
الذكاء الاصطناعي

التحكم في الفواتير

تم التحديث للتو · كافة الكيانات

مباشر

الفواتير قيد التدفق

624

+12.4%

المطابقة

86%

هذه الفترة

الاستثناءات

42

المسندة

تستحق قريباً

$310K

الـ 14 يوماً القادمة

مطابقة ثلاثية الأطراف86% مطابقة

أمر الشراء

PO-321654

الإيصال

GR-8942

الفاتورة

INV-321654

صندوق استثناءات42 مسندة
INV-321654
$18,400المطابقة
INV-321655
$7,820مراجعة
INV-321656
$45,000إيصال استلام مفقود
إشارة الرقابةتم تخصيص 42 استثناءً للفواتير لأصحابها.

سير العمل قبل وبعد VendrNova

الانتقال من العمل المجزأ إلى قرار متصل.

تتضح قيمة الوحدة بوضوح عندما يتمكن المشترون من رؤية كيفية تغير العمل قبل وأثناء وبعد التسليم.

قبل VendrNova

عدم التطابق يصبح مهمة بحث عن الكنز.

يتم حظر الفاتورة، ولكن الأشخاص الذين يمكنهم شرح الاختلاف غير واضحين والسجلات منفصلة.

01

تفتقر المطابقة إلى السياق

ترى الحسابات الدائنة تباينًا دون رؤية واضحة للطلب أو الإيصال أو إدخال الخدمة أو الشروط أو المالك المسؤول.

02

الانتقال اليدوي للحل

يتبادل المشتريات والمقدم الطلب والمورد والمستلم الرسائل لفهم الاختلاف.

03

يزداد خطر الدفع

تبقى الفاتورة مفتوحة، ويفتقر المورد إلى الحالة، ولا يمكن للشؤون المالية التنبؤ بالنتيجة بثقة.

مع VendrNova

الاستثناء يوضح ما يجب القيام به بعد ذلك.

يتم تجميع أمر الشراء، والإيصال، والفاتورة، والدليل، والمالك، والقرار معًا حتى يتمكن الفريق من الحل أو الموافقة بثقة.

01

مقارنة السجلات

اعرض الطلب أو الإيصال أو إدخال الخدمة أو الفاتورة أو الشروط أو نتيجة المطابقة ذات الصلة في مراجعة واحدة.

02

تعيين الاختلاف

اجعل سبب الاستثناء، والمالك، وطلب الدليل، والإجراء التالي مرئيًا.

03

إغلاق الحلقة

سجل الحل وانقل النتيجة إلى الترحيل والدفع وحالة المورد وتاريخ التدقيق.

الأدوار المعنية

المشتريات عمل مشترك. اجعل الملكية واضحة.

يتحسن تبني المؤسسة عندما يرى كل صاحب مصلحة الجزء من سير العمل الذي يمتلكه والسياق الذي يحتاجه من الدور الذي يسبقه.

حسابات الدفع

يحافظ على استلام الفواتير والتحقق منها ومطابقتها وتوجيه الاستثناءات وجاهزية الدفع في حركة مستمرة.

المشتريات والمشتري

يمتلك سياق الشراء وعلاقة المورد ودقة الطلب وحل النزاعات التجارية.

المطلب والمتلقي

يؤكد ما تم طلبه أو تسليمه أو قبوله أو الاعتراض عليه حتى يمكن حل السجل.

المالية ومالك نظام التخطيط الموردي

يحافظ على الصلاحيات المالية، والترحيل، والدفع، والبيانات الرئيسية، ومسؤوليات المطابقة.

التكامل، تخطيط موارد المؤسسات، الحوكمة، والأمن

ملاءمة المؤسسة تعيش في عمليات التسليم.

يجب أن تساعد الصفحة التجارية مجموعة الشراء على فهم ما هو مترابط، وما يظل موثوقًا، وأي الضوابط تحتاج إلى مراجعتها قبل الإطلاق.

حافظ على مسار الدفع مرتبطًا بالسجلات المصدر.

تعتمد المطابقة على التبادل النظيف لبيانات أمر الشراء والسطر والإيصال وإدخال الخدمة والفاتورة والمورد والكمية والسعر والضريبة والعملة والحساب مع تخطيط موارد المؤسسات والعمليات المالية.

  • بيانات المورد، رمز الشركة، الضرائب، العملة، الحساب، المشروع، ومركز التكلفة
  • أوامر الشراء، إيصالات البضائع، إدخالات الخدمة، الفواتير، الموافقات، والاستثناءات
  • مطابقة، ترحيل، دفع، ميزانية، ونتائج الحالة التي تم إرجاعها إلى نظام السجل

اجعل الرقابة المالية مرئية عند الاستثناء.

يجب أن تحافظ الضوابط المطابقة على القاعدة المطبقة أو التسامح أو الاستثناء، والدليل، والمراجع، والموافقة، والقرار النهائي. افصل التأكيد التشغيلي عن الموافقة المالية وحماية بيانات الفواتير والموردين.

  • فصل الأدوار بين الطالب والمستلم والمشتري والموافق والحسابات الدائنة وسلطة الدفع.
  • نتائج المطابقة القابلة للتتبع، سبب الاستثناء، المالك، القرار، وسجل الموافقة
  • مراجعة الأمان والخصوصية لمعلومات الفواتير والضرائب والخدمات المصرفية والموردين والموظفين.

نهج التنفيذ

إجراء الإصدار الأول مفيد وقابل للدعم.

ابدأ بأنواع الاستثناءات التي تخلق أكبر حجم أو تأخير في الدفع. قم بتعيين السجلات والمالكين المعنيين، وقم بتجريب سيناريوهات ثنائية وثلاثية وخدمية، وقم بقياس جودة الحل بدلاً من مجرد معدل المطابقة.

مبدأ التنفيذ

ابدأ من حيث تستهلك الاستثناءات معظم الوقت.

حدد نطاق سير العمل حول القرار والبيانات والمالكين والتسليمات التي تحتاج إلى العمل بعد الإطلاق - وليس فقط الشاشات التي تحتاج إلى تكوين.

01

تحديد المسار الأساسي

تخطيط حالات الالتقاط، والتحقق، والاستلام، وإدخال الخدمة، والمطابقة، والموافقة، والترحيل، والدفع.

02

تحديد الاستثناءات

الاتفاق على رموز الأسباب، والمسؤولية، والأدلة، والتصعيد، وإعادة التسليم إلى المشتريات أو صاحب الطلب.

03

تجربة السجل

اختبر سيناريوهات تمثيلية ثنائية وثلاثية الاتجاهات وسيناريوهات قائمة على الخدمة مع التمويل والعمليات.

04

التوسع نحو المصدر

استخدام تعلم الاستثناءات لتحسين طلبات الشراء، والأوامر، والإيصالات، والموردين، وضوابط الميزانية.

أدلة العملاء

التغيير التشغيلي أسهل في الثقة عندما يمكن للعملاء تسميته.

استخدم صوت العميل أدناه كنقطة انطلاق، ثم اختبر نفس سير العمل مقابل أنظمتك وأدوارك وضوابطك وأولوياتك الخاصة.

صوت العميل

“تمنحنا لوحة معلومات MIS الخاصة بـ VendrNova التحكم والقدرة. لقد قمنا بأتمتة 80٪ من أوامر الشراء و 95٪ من إيصالات الاستلام، وقللنا أوقات الموافقة من أيام إلى ساعات، وحصلنا على رؤية في الوقت الفعلي عبر شبكة الموردين لدينا.”

أبهي كولكارني

أبهي كولكارني

نائب الرئيس الأول لإدارة الخدمات والمشاريع · TKIL Industries Pvt Ltd. (سابقًا thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)

الأسئلة الشائعة ذات الصلة

أجب عن الأسئلة التي تشكل قرار الشراء.

الإجابات الواضحة تساعد أصحاب المصلحة في المشتريات والمالية وتكنولوجيا المعلومات والأمن والأعمال على الدخول في نفس المحادثة.

ما هي مطابقة الفواتير ثنائية وثلاثية الاتجاهات؟

تقارن المطابقة ثنائية الاتجاه الفاتورة بأمر الشراء. تضيف المطابقة ثلاثية الاتجاه تأكيد الاستلام أو الخدمة حتى تتمكن المالية من التحقق مما تم طلبه واستلامه وفواتيره قبل الدفع.

كيف تعمل مطابقة الفواتير مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟

يمكن لسير عمل المطابقة جلب سياق أمر الشراء والإيصال وإدخال الخدمة والفاتورة والمورد والاستثناء في مراجعة واحدة مع استخدام عملية تخطيط موارد المؤسسات والعمليات المالية للسجلات الموثوقة للمعاملات والقيود.

ما الذي يسبب استثناءات مطابقة الفواتير؟

تشمل الأسباب الشائعة أوامر الشراء المفقودة أو المتغيرة، أو اختلافات الكمية أو السعر، أو الإيصالات غير المكتملة، أو فجوات تأكيد الخدمة، أو مشكلات الضرائب أو العملة، والفواتير التي لا تشير إلى المعاملة المتوقعة.

من يجب أن يحل استثناء المطابقة؟

يعتمد المالك على السبب: قد يؤكد مالكو الاستلام أو الخدمة التسليم، وقد يحل المشتريات الاختلافات التجارية، وقد يصحح الموردون المستندات، وقد توافق المالية أو ترفض النتيجة المحاسبية.

الخطوة التالية لمطابقة الفواتير

اجعل الاستثناء يفسر نفسه.

جلب مسار عدم تطابق فاتورة واحد إلى VendrNova وتوصيل أمر الشراء والإيصال والفاتورة والأدلة والمالك والقرار النهائي الذي يجب أن يمضي قدمًا.