حسابات الدفع
يحافظ على استلام الفواتير والتحقق منها ومطابقتها وتوجيه الاستثناءات وجاهزية الدفع في حركة مستمرة.
الفواتير، الإنفاق والمدفوعات
ربط ما تم طلبه بما تم استلامه.
امنح العمليات والمشتريات والمالية سجلاً أوضح لاستلام البضائع وتأكيد الخدمة.
لمن هذا
مصممة للأشخاص الذين يتحملون القرار.
تُستخدم إشعارات استلام البضائع وإدخالات الخدمات للمؤسسات التي يعتمد فيها استلام البضائع وقبول الخدمات والموافقة على الفواتير على أشخاص لا يتشاركون نفس النظام أو نفس عرض الحالة.
العمليات والمستلمون يؤكدون البضائع والكمية والحالة والتوقيت
أصحاب الخدمات الذين يؤكدون العمل المؤدى، والمراحل الرئيسية، والجودة، والقبول.
فرق المشتريات والمالية التي تستخدم أدلة الاستلام للسيطرة على الفواتير والالتزامات والدفع.
منظور المشتري
لفرق العمليات والمشتريات والمالية التي تحتاج إلى تأكيد الاستلام والخدمة لكي يتم احتسابها.
سؤال الشراء ليس فقط ما إذا كانت هذه القدرة تعمل. بل هو ما إذا كان الأشخاص المناسبون يمكنهم استخدامها وإدارتها ونقل السياق إلى الخطوة التالية.
استلام البضائع
تأكيد الخدمة
سياق الاستثناء
حالة مشتركة
لماذا تستخدمه الفرق
اجعل الخطوة التالية واضحة.
يجب أن تزيل القدرة المركزة عدم اليقين من الأشخاص الذين يقومون بالعمل مع الحفاظ على قواعد العمل والمساءلة سليمة.
التقاط سياق الاستلام والخدمة
إبقاء الاستثناءات مرئية
دعم قرارات الفواتير الدقيقة
تحسين الحالة عبر الفرق والموردين
فيندروفامدعوم بالذكاء الاصطناعيالذكاء الاصطناعي
التحكم في الفواتير
تم التحديث للتو · كافة الكيانات
الفواتير قيد التدفق
624
+12.4%
المطابقة
86%
هذه الفترة
الاستثناءات
42
المسندة
تستحق قريباً
$310K
الـ 14 يوماً القادمة
مطابقة ثلاثية الأطراف86% مطابقة
أمر الشراء
PO-321654
الإيصال
GR-8942
الفاتورة
INV-321654
صندوق استثناءات42 مسندة
INV-321654
$18,400المطابقةINV-321655
$7,820مراجعةINV-321656
$45,000إيصال استلام مفقودإشارة الرقابةتم تخصيص 42 استثناءً للفواتير لأصحابها.
سير العمل قبل وبعد VendrNova
الانتقال من العمل المجزأ إلى قرار متصل.
تتضح قيمة الوحدة بوضوح عندما يتمكن المشترون من رؤية كيفية تغير العمل قبل وأثناء وبعد التسليم.
قبل VendrNova
تنتظر الفاتورة تأكيداً لا يمكن لأحد العثور عليه.
طلبت المنظمة عملاً أو تلته، ولكن الأدلة اللازمة للدفع متأخرة أو غير متصلة.
01
يحدث الاستلام محلياً
يتم قبول البضائع والخدمات من خلال الورق، أو البريد الإلكتروني، أو أداة محلية، أو محادثة تشغيلية.
02
الحالة لا تصل إلى الحسابات الدائنة (AP)
لا تستطيع الإدارة المالية معرفة ما إذا كان الغياب مشكلة تسليم حقيقية أم تحديثًا مفقودًا للنظام.
03
متابعة المورد والمشتري
تطارد الفرق التأكيدات بينما تظل الفاتورة والالتزام وتوقع الدفع مفتوحة.
مع VendrNova
تصبح عملية الاستلام وقبول الخدمة جزءاً من مسار الدفع.
يمكن للـمنظمة معرفة ما تم طلبه، وما تم استلامه أو قبوله، وما هو مفقود، ومن يجب عليه اتخاذ إجراء.
01
التقاط الأدلة
تسجيل إيصال البضائع أو إدخال الخدمة مع الطلب، والسطر، والمالك، والتاريخ، والكمية، والسياق الداعم.
02
توجيه التأكيد
منح المستلم أو مالك الخدمة إجراءً واضحًا وجعل الأدلة المفقودة أو المتنازع عليها مرئية.
03
دعم المطابقة
نقل التأكيد إلى مطابقة الفواتير، وحل الاستثناءات، وترحيل القيود، والاستعداد للدفع.
الأدوار المعنية
المشتريات عمل مشترك. اجعل الملكية واضحة.
يتحسن تبني المؤسسة عندما يرى كل صاحب مصلحة الجزء من سير العمل الذي يمتلكه والسياق الذي يحتاجه من الدور الذي يسبقه.
المشتريات والمشتري
يمتلك سياق الشراء وعلاقة المورد ودقة الطلب وحل النزاعات التجارية.
المطلب والمتلقي
يؤكد ما تم طلبه أو تسليمه أو قبوله أو الاعتراض عليه حتى يمكن حل السجل.
المالية ومالك نظام التخطيط الموردي
يحافظ على الصلاحيات المالية، والترحيل، والدفع، والبيانات الرئيسية، ومسؤوليات المطابقة.
التكامل، تخطيط موارد المؤسسات، الحوكمة، والأمن
ملاءمة المؤسسة تعيش في عمليات التسليم.
يجب أن تساعد الصفحة التجارية مجموعة الشراء على فهم ما هو مترابط، وما يظل موثوقًا، وأي الضوابط تحتاج إلى مراجعتها قبل الإطلاق.
حافظ على مسار الدفع مرتبطًا بالسجلات المصدر.
يجب أن يتوافق إشعار استلام البضائع (GRN) وإدخال الخدمات مع بنود أمر الشراء، والتسليم، وسياق المستودع أو المشروع، ومراحل الخدمة، والكميات، والقبول، والفاتورة، وتعيين الحساب مع نظام (ERP) والعملية المالية.
- بيانات المورد، رمز الشركة، الضرائب، العملة، الحساب، المشروع، ومركز التكلفة
- أوامر الشراء، إيصالات البضائع، إدخالات الخدمة، الفواتير، الموافقات، والاستثناءات
- مطابقة، ترحيل، دفع، ميزانية، ونتائج الحالة التي تم إرجاعها إلى نظام السجل
اجعل الرقابة المالية مرئية عند الاستثناء.
يجب أن تفصل ضوابط الاستلام والخدمة بين الطلب، والاستلام، وقبول الخدمة، والموافقة على الفاتورة، وصلاحية الدفع. ويجب الاحتفاظ بالأدلة، والتواريخ، والمستخدمين، والتغييرات، والنزاعات، وقرارات الاستثناء.
- فصل الأدوار بين الطالب والمستلم والمشتري والموافق والحسابات الدائنة وسلطة الدفع.
- نتائج المطابقة القابلة للتتبع، سبب الاستثناء، المالك، القرار، وسجل الموافقة
- مراجعة الأمان والخصوصية لمعلومات الفواتير والضرائب والخدمات المصرفية والموردين والموظفين.
نهج التنفيذ
إجراء الإصدار الأول مفيد وقابل للدعم.
ابدأ بفئة مواد أو خدمات يؤدي غياب التأكيد فيها إلى استثناءات متكررة في الفواتير. قم بتخطيط المالك التشغيلي، والأدلة، وتحديث نظام التخطيط المؤسسي (ERP)، ومسار الاستثناء، وتواصل المورد قبل التوسع.
مبدأ التنفيذ
ابدأ من حيث تستهلك الاستثناءات معظم الوقت.
حدد نطاق سير العمل حول القرار والبيانات والمالكين والتسليمات التي تحتاج إلى العمل بعد الإطلاق - وليس فقط الشاشات التي تحتاج إلى تكوين.
01
تحديد المسار الأساسي
تخطيط حالات الالتقاط، والتحقق، والاستلام، وإدخال الخدمة، والمطابقة، والموافقة، والترحيل، والدفع.
02
تحديد الاستثناءات
الاتفاق على رموز الأسباب، والمسؤولية، والأدلة، والتصعيد، وإعادة التسليم إلى المشتريات أو صاحب الطلب.
03
تجربة السجل
اختبر سيناريوهات تمثيلية ثنائية وثلاثية الاتجاهات وسيناريوهات قائمة على الخدمة مع التمويل والعمليات.
04
التوسع نحو المصدر
استخدام تعلم الاستثناءات لتحسين طلبات الشراء، والأوامر، والإيصالات، والموردين، وضوابط الميزانية.
أدلة العملاء
التغيير التشغيلي أسهل في الثقة عندما يمكن للعملاء تسميته.
استخدم صوت العميل أدناه كنقطة انطلاق، ثم اختبر نفس سير العمل مقابل أنظمتك وأدوارك وضوابطك وأولوياتك الخاصة.
صوت العميل
“تمنحنا لوحة معلومات MIS الخاصة بـ VendrNova التحكم والقدرة. لقد قمنا بأتمتة 80٪ من أوامر الشراء و 95٪ من إيصالات الاستلام، وقللنا أوقات الموافقة من أيام إلى ساعات، وحصلنا على رؤية في الوقت الفعلي عبر شبكة الموردين لدينا.”
أبهي كولكارني
نائب الرئيس الأول لإدارة الخدمات والمشاريع · TKIL Industries Pvt Ltd. (سابقًا thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
الأسئلة الشائعة ذات الصلة
أجب عن الأسئلة التي تشكل قرار الشراء.
الإجابات الواضحة تساعد أصحاب المصلحة في المشتريات والمالية وتكنولوجيا المعلومات والأمن والأعمال على الدخول في نفس المحادثة.
ما هي تدفقات عمل إيصالات استلام البضائع وإدخال الخدمة؟
يسجل إشعار استلام البضائع ما تم تسليمه، بينما يسجل إدخال الخدمة أنه تم تنفيذ خدمة أو مرحلة رئيسية وقبولها. يوفر كلاهما أدلة لقرارات الفوترة والدفع.
كيف ترتبط إيصالات استلام البضائع وإدخال الخدمة بنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
يمكن أن يجعل سير العمل التأكيد التشغيلي أكثر وضوحًا ويمرر النتيجة المقبولة إلى سجلات المشتريات والمالية في نظام (ERP). وتعتمد مسؤولية الترحيل والموافقة الدقيقة على البيئة المحيطة.
من الذي يجب أن ينشئ إيصال استلام بضائع أو إدخال خدمة؟
يجب على المستلم المسؤول أو مالك الخدمة تأكيد ما تم تسليمه أو تنفيذه، مع قيام المشتريات والمالية بتحديد الأدلة المطلوبة والتوقيت وحدود الموافقة.
كيف تحسن سير عمل الإيصالات مطابقة الفواتير؟
وهي تمنح المطابقة نظرة موثوقة لما تم طلبه أو استلامه أو قبوله، مما يساعد في التمييز بين الاستثناء التجاري الحقيقي وبين الأدلة التشغيلية المفقودة.
الخطوة التالية لإيصالات استلام البضائع وإدخال الخدمة
اربط أدلة التسليم بقرار الدفع.
اجلب فجوة الاستلام أو تأكيد الخدمة إلى VendrNova وقم برسم خريطة للإجراء التشغيلي، وتحديث نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ومسار الاستثناء، وتسليم الفاتورة.