المُقدِّم وصاحب العمل
يشرح الحاجة والنتيجة والتوقيت والسياق التجاري قبل اختيار مسار الشراء.
الاستلام والمشتريات
تقدم بطلبات الشراء للأمام مع السياق الصحيح.
ربط احتياجات العمل والميزانية والسياسة والموافقة في مسار طلب شراء واحد يسهل اتباعه.
لمن هذا
مصممة للأشخاص الذين يتحملون القرار.
إدارة طلبات الشراء مخصصة للمؤسسات التي تتباطأ فيها الموافقات لأن الطلب والميزانية والسياسة والأساس المنطقي للأعمال موزعة عبر أنظمة أو محادثات.
المقدمون الذين يحتاجون إلى تقديم معلومات كاملة دون معرفة كل متطلبات التحكم
الموافقون الذين يحتاجون إلى سياق الميزانية والمورد والفئة والتوقيت والمخاطر في مراجعة واحدة
فرق المشتريات والمالية التي تحتاج إلى جسر قابل للتتبع من الطلب إلى الالتزام
منظور المشتري
للفرق المالية والمشتريات وفرق الأعمال التي تحتاج إلى طلب يشرح نفسه.
سؤال الشراء ليس فقط ما إذا كانت هذه القدرة تعمل. بل هو ما إذا كان الأشخاص المناسبون يمكنهم استخدامها وإدارتها ونقل السياق إلى الخطوة التالية.
إكمال تفاصيل الطلب
سياق الميزانية
ملكية واضحة للموافقة
سجل القرارات
لماذا تستخدمه الفرق
اجعل الخطوة التالية واضحة.
يجب أن تزيل القدرة المركزة عدم اليقين من الأشخاص الذين يقومون بالعمل مع الحفاظ على قواعد العمل والمساءلة سليمة.
توحيد تفاصيل الطلب والموافقة
تطبيق السياسة قبل الالتزام
منح الموافقين المعلومات التي يحتاجونها
تتبع القرارات عبر المؤسسة
فيندروفامدعوم بالذكاء الاصطناعيالذكاء الاصطناعي
التحكم في الفواتير
تم التحديث للتو · كافة الكيانات
الفواتير قيد التدفق
624
+12.4%
المطابقة
86%
هذه الفترة
الاستثناءات
42
المسندة
تستحق قريباً
$310K
الـ 14 يوماً القادمة
مطابقة ثلاثية الأطراف86% مطابقة
أمر الشراء
PO-321654
الإيصال
GR-8942
الفاتورة
INV-321654
صندوق استثناءات42 مسندة
INV-321654
$18,400المطابقةINV-321655
$7,820مراجعةINV-321656
$45,000إيصال استلام مفقودإشارة الرقابةتم تخصيص 42 استثناءً للفواتير لأصحابها.
سير العمل قبل وبعد VendrNova
الانتقال من العمل المجزأ إلى قرار متصل.
تتضح قيمة الوحدة بوضوح عندما يتمكن المشترون من رؤية كيفية تغير العمل قبل وأثناء وبعد التسليم.
قبل VendrNova
الموافقة هي مطاردة للسياق المفقود.
قد يوجد طلب، لكن سجل القرار مبعثر عبر التعليقات والمرفقات والمتابعة.
01
الطلب غير مكتمل
يتلقى الموافقون وصفًا أو مبلغًا دون السياق اللازم لفهم الحاجة التجارية.
02
حلقات المراجعة
تنتقل أسئلة الميزانية أو الفئة أو المورد أو السياسة عبر البريد الإلكتروني وتؤخر القرار.
03
يفقد السجل السبب
يحتوي أمر الشراء أو الفاتورة على المعاملة، ولكن ليس دائمًا على الأسباب الكامنة وراءها.
مع VendrNova
يصبح طلب الشراء سجل قرار.
يحمل الطلب التفاصيل اللازمة للتوجيه والموافقة وإنشاء الالتزام وشرح القرار لاحقًا.
01
أكمل الطلب
اجمع الغرض التجاري، والعناصر أو الخدمات، والمورد، والتوقيت، والميزانية، والأدلة الداعمة.
02
المراجعة مع السياق
قم بتوجيه الموافقين المناسبين مع عرض السياسة والكيان والحد المالي والسياق المالي.
03
التسليم بسلاسة
إنشاء أو تحديث سجل الشراء اللاحق دون فرض شرح ثانٍ.
الأدوار المعنية
المشتريات عمل مشترك. اجعل الملكية واضحة.
يتحسن تبني المؤسسة عندما يرى كل صاحب مصلحة الجزء من سير العمل الذي يمتلكه والسياق الذي يحتاجه من الدور الذي يسبقه.
المشتريات
فرز الطلبات، وتعيين المسار الصحيح، والحفاظ على سياق الفئة والمورد متصلين.
المُوافِق والشؤون المالية
مراجعة السياسة والميزانية والكيان والمخاطر بتفاصيل كافية لاتخاذ قرار في الوقت المناسب.
مالك تكنولوجيا المعلومات ونظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
يحافظ على الهوية، والبيانات الرئيسية، ومسؤوليات التكامل، وحدود نظام السجل.
التكامل، تخطيط موارد المؤسسات، الحوكمة، والأمن
ملاءمة المؤسسة تعيش في عمليات التسليم.
يجب أن تساعد الصفحة التجارية مجموعة الشراء على فهم ما هو مترابط، وما يظل موثوقًا، وأي الضوابط تحتاج إلى مراجعتها قبل الإطلاق.
ربط الباب الأمامي بالتنفيذ.
يجب أن يتوافق تصميم طلب الشراء مع بيانات الطلب مع تعيين حساب نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ومركز التكلفة، والمشروع، والميزانية، والمورد، والمادة أو الخدمة، والضريبة، وبيانات الموافقة. حافظ على الحدود بين تجربة طلب غنية والمعاملة المالية الموثوقة.
- بيانات رئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، الكيانات، مراكز التكلفة، المشاريع، والميزانيات
- الهوية والأدوار والتفويض وحدود الموافقات وسمات السياسة
- تسليم طلبات الشراء، أوامر الشراء، الإيصالات، الفواتير، والحالة
اجعل المسار السهل هو المسار المسؤول.
يجب أن تجعل ضوابط طلب الشراء سلطة الموافقة، وملكية الميزانية، والتفويض، والاستثناءات، والتاريخ واضحة. راجع متطلبات الوصول والتدقيق للمرفقات، ومعلومات المورد، وسياق العمل الحساس.
- أذونات الأدوار والأقسام مع فصل واضح للواجبات
- السياسة والحد والاستثناء وسجل الموافقات مرفقة بالطلب
- مراجعة أمنية تغطي الوصول، والتعامل مع البيانات، وتسجيل التدقيق، ومعلومات المورد أو الموظف
نهج التنفيذ
إجراء الإصدار الأول مفيد وقابل للدعم.
اختر عائلة طلب شراء واحدة مع احتكاك موافقة متكرر. اتفق على الحد الأدنى للطلب الكامل، وقم بتوجيهه عبر الموافقين الفعليين، وتحقق من تسليم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، واستخدم أنماط الاستثناءات لتحسين النموذج.
مبدأ التنفيذ
ابدأ بمسارات الطلبات التي يستخدمها الأشخاص فعليًا.
حدد نطاق سير العمل حول القرار والبيانات والمالكين والتسليمات التي تحتاج إلى العمل بعد الإطلاق - وليس فقط الشاشات التي تحتاج إلى تكوين.
01
رسم خريطة الطلب
تحديد أنواع الطلبات والمالكين ونقاط القرار والعمل خارج القناة الذي سيتم استبداله.
02
تصميم المسار
ترجمة السياسة والفئة والكيان والحد والمخاطر إلى مسار موجه.
03
تجريب التدفق
اختبر مع الممثلين والموافقين، ثم اضبط النماذج والقواعد والتسليمات.
04
التوسع بالأدلة
إضافة مسارات شراء مجاورة بمجرد أن تصبح التبني والملكية والحالة اللاحقة واضحة.
أدلة العملاء
التغيير التشغيلي أسهل في الثقة عندما يمكن للعملاء تسميته.
استخدم صوت العميل أدناه كنقطة انطلاق، ثم اختبر نفس سير العمل مقابل أنظمتك وأدوارك وضوابطك وأولوياتك الخاصة.
صوت العميل
“تمنحنا لوحة معلومات MIS الخاصة بـ VendrNova التحكم والقدرة. لقد قمنا بأتمتة 80٪ من أوامر الشراء و 95٪ من إيصالات الاستلام، وقللنا أوقات الموافقة من أيام إلى ساعات، وحصلنا على رؤية في الوقت الفعلي عبر شبكة الموردين لدينا.”
أبهي كولكارني
نائب الرئيس الأول لإدارة الخدمات والمشاريع · TKIL Industries Pvt Ltd. (سابقًا thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
الأسئلة الشائعة ذات الصلة
أجب عن الأسئلة التي تشكل قرار الشراء.
الإجابات الواضحة تساعد أصحاب المصلحة في المشتريات والمالية وتكنولوجيا المعلومات والأمن والأعمال على الدخول في نفس المحادثة.
ما هي إدارة طلبات الشراء؟
تنظم إدارة طلبات الشراء عملية الطلب والمراجعة والموافقة والتسليم التي تحدث قبل إنشاء أمر شراء أو أي التزام آخر.
ما هي المعلومات التي يجب أن يتضمنها طلب الشراء؟
التفاصيل الصحيحة تعتمد على الفئة، ولكنها عادة ما تشمل الغرض التجاري، والمادة أو الخدمة، والكمية، والتوقيت، والمورد أو المصدر، والكيان، والميزانية أو تعيين الحساب، والسياق الداعم للموافق.
هل يمكن لإدارة طلبات الشراء العمل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
نعم. يمكن لسير عمل المشتريات جمع وتوجيه السياق بينما يظل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو المرجع الأساسي للسجلات المالية والمعاملات. يجب تصميم عملية التسليم حول البيانات التي يمتلكها كل نظام.
كيف تقلل المؤسسات من وقت الموافقة على طلبات الشراء؟
ابدأ بتحسين الاكتمال عند التقديم، وتوجيهه إلى الموافق الصحيح، وعرض سياق الميزانية والسياسة، وجعل الاستثناءات والملكية مرئية بدلاً من الاعتماد على المتابعة.
الخطوة التالية لإدارة طلبات الشراء
حوّل طلب الشراء إلى قرار واثق.
أحضر مسار موافقة واحدًا به العديد من الحلقات إلى VendrNova وانظر كيف يمكن أن يظل الطلب والميزانية والسياسة والالتزام اللاحق متصلين.